Information für die elektronische Kommunikation mit dem WBH
- Funktionspostfächer friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de
und friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de-mail.de
-
Grundsätze der
elektronischen Kommunikation
E-Mails mit Viren
beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails
E-Mailkommunikation
mit S/MIME- Zertifikate
1. Importieren des
S/MIME-Zertifikat des Wirtschaftsbetriebs Hagen
2. Übermittlung Ihres öffentlichen Schlüssels
an den Wirtschaftsbetrieb Hagen
Der
Wirtschaftsbetrieb Hagen (WBH) bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen
Kommunikation. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische
Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land
Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) sowie nach § 12 Absatz 1 Nummer 3a
Kommunalabgabengesetz NRW in Verbindung mit § 87a der Abgabenordnung. Danach
ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit die Empfängerin
oder der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen
Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt
entsprechendes im Privatrecht.
Dabei
unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und
formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form
vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit
der Einrichtung von Funktionspostfächern (FP) und Funktions-DE-Mail
Eingangsadressen bietet Ihnen der Wirtschaftsbetrieb Hagen die Möglichkeit zur
rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Der
Wirtschaftsbetrieb Hagen eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation
nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die
ausschließlich für die Kommunikation mit dem Wirtschaftsbetrieb Hagen gelten.
Über die FP und Funktions- De-Mail Eingangsadressen können keine Vorgänge für
andere kommunale Stellen wie etwa der Stadt Hagen oder andere Behörden (zum
Beispiel Bezirksregierung, Finanzamt) abgewickelt werden.
Grundsätze der
elektronischen Kommunikation
Einfache
formlose Vorgänge
Für
Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist
keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per
E-Mail an alle auf www.wbh-hagen.de oder in den Briefköpfen genannten
E-Mail-Adressen geschickt werden.
E-Mails sind
jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für jeden
Hacker lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden.
E-Mail-Adresse
friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de
Für
die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die E-Mail-Adresse friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de
eingerichtet.
Über die obengenannte E-Mailadresse können Sie dem WBH unter Verwendung eines S/MIME-Zertifikats verschlüsselte E-Mails übermitteln. Weitere Informationen
zur Nutzung von S/MIME-Zertifikaten finden Sie hier.
E-Mail-Adresse
friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de-mail.de
De-Mails
von den De-Mail-Anbietern werden verschlüsselt versandt. Daher eignen sie sich
auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber vielleicht
schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail
ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau.
Formgebundene Vorgänge
Für
Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift
voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise
Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und
Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz:
·
entweder
mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der
Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.
Juli 2014 über "elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für
elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie
1999/93/EG" versehen sein
·
oder
per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes
übersandt werden. Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz
5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW,
nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der
Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail
mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit dem Wirtschaftsbetrieb Hagen elektronisch
kommunizieren.
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten
und authentifizieren Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen.
Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit
hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem
Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht
kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Dienstanbieter dies. Hierzu versieht
er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft
überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail
Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch
auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail
keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.
Dateiformate
Es
gibt Hunderte von Programmen und Dateiformaten. Die gängigsten Programme haben
wir im Einsatz und können damit Ihre Dateien auch öffnen und lesen. Konkret
sind das:
|
Dateiformat |
Programme |
|
.pdf |
Adobe Acrobat ab Version
4.0 |
|
.rtf |
Rich Text Format |
|
.txt |
Textdateien im Format
ASC II |
|
.doc,
.docx |
Microsoft Word bis
Version 2016 |
|
.xls,
.xlsx |
Microsoft Excel bis
Version2016 |
|
.ppt,
.pptx |
Microsoft Powerpoint bis Version 2016 |
|
.jpg,
.jepg |
Joint Picture Export Group |
|
.tif |
Bilddateien im Tagged
Image File Format |
Alle genannten
Dateiformate können Sie auch in einer zip-komprimierten Form (*.zip)
einreichen.
Bitte senden Sie dem WBH keine elektronischen
Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer
Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als
"Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden vom WBH aus
Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein
"Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung
dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem
Brief.
Dateien, die mit einem Kennwort
verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden,
können wir nicht verarbeiten. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte
Abläufe oder Programmierungen - beispielsweise Makros - enthalten.
Wenn Sie
abweichende Dateiformate verwenden wollen, beispielsweise beim Austausch von
Geo-Informationen, sprechen Sie das bitte kurz telefonisch mit uns ab.
Bitte haben Sie
Verständnis, dass wir aus technischen Gründen Mails mit einer Gesamtgröße von
mehr als 10 MB nicht entgegennehmen können.
E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang
mit SPAM-Mails
Wenn Sie dem
Wirtschaftsbetrieb Hagen eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel
*.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Wenn Ihre
Mails Viren enthalten oder als SPAM klassifiziert wurden, werden diese Mails
automatisch komplett gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob
eine solche Mail ein Hackerangriff war, oder Sie sich einen ärgerlichen Virus
eingefangen haben und es wohlmöglich selbst nicht wissen, erhalten Sie keine
Nachricht über die Löschung.
Wenn Sie nach einer Mail eine Woche lang
nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!
Ausschreibungen
Für die
elektronische Vergabe gelten die entsprechenden gesonderten Hinweise.
E-Mailkommunikation mit
S/MIME- Zertifikat
Um die
Möglichkeit der verschlüsselten E-Mailkommunikation mit S/MIME-Zertifikaten
nutzen zu können sind folgende Schritte erforderlich:
1. Importieren des S/MIME-Zertifikat des Funktionspostfachs
des Wirtschaftsbetriebs Hagen
Im 1. Schritt
müssen Sie das entsprechende S/MIME-Zertifikat (öffentlicher Schlüssel) für das
Funktionspostfach des Wirtschaftsbetriebs Hagen(WBH) und das Root-Zertifikat
des Herausgebers herunterladen. Nur über das importierte Root-Zertifikat ist
eine lückenlose Prüfung der Zertifikatskette möglich
Hier finden Sie
das aktuelle S/MIME-Zertifikat für das Funktionspostfach
friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de des Wirtschaftsbetriebs Hagen:
SHA 256 Seriennummer = 78c448e02bdfa4c7187458353bf3429374ce8ec1
SHA1 Fingerprint = 7ad30170c5486ac927d039fb3443722d74f58f21
Hier finden Sie
die aktuellen Root-Zertifikate:
·
QuoVadis Swiss Advanced CA G3 (gültig
bis 11.02.2028)
SHA 256
Seriennummer =
41 e8 9e d3 56 21 49 c8 94 bd db 7b de dd 7e c5 69 c7 24 90
SHA1 Fingerprint = 13 b8
bd fa 31 26 c6 6f 87 5e 3c 58 24 88 46 02 99 0b 76 7a
·
QuoVadis Root CA1 G3 (gültig bis 12.01.2042)
SHA 256
Seriennummer =
78 58 5f 2e ad 2c 19 4b e3 37 07 35 34 13 28 b5 96 d4 65 93
SHA1 Fingerprint = 1b 8e
ea 57 96 29 1a c9 39 ea b8 0a 81 1a 73 73 c0 93 79 67
Die
Root-Zertifikate können alternativ hier
heruntergeladen werden.
Anschließend
müssen die Zertifikate in Ihr E-Mailprogramm (also Outlook, Outlook Express,
Thunderbird, etc.) importiert werden.
2. Übermittlung Ihres
öffentlichen Schlüssels an den Wirtschaftsbetrieb Hagen
Nach dem Import
des öffentlichen Schlüssels des Wirtschaftsbetrieb Hagen (WBH) müssen nun Ihren
öffentlichen Schlüssel an den WBH senden.
Hierzu
signieren Sie eine E-Mail mit Ihrem öffentlichen Schlüssel und senden diese
Mail an das Funktionspostfach des WBH.
Nur für Zwecke der E-Mail-Verschlüsselung werden auch sog.
Class-1-Zertifikate akzeptiert.
Bei technischen
Fragen wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung des Wirtschaftsbetriebs Hagen
(02331 3677 111).