Information für die elektronische Kommunikation mit dem WBH

- Funktionspostfächer friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de und friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de-mail.de -

 

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Einfache formlose Vorgänge

Formgebundene Vorgänge

Dateiformate

E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails

Ausschreibungen

E-Mailkommunikation mit S/MIME- Zertifikate

1. Importieren des S/MIME-Zertifikat des Wirtschaftsbetriebs Hagen

2. Übermittlung Ihres öffentlichen Schlüssels an den Wirtschaftsbetrieb Hagen

 

 

Der Wirtschaftsbetrieb Hagen (WBH) bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) sowie nach § 12 Absatz 1 Nummer 3a Kommunalabgabengesetz NRW in Verbindung mit § 87a der Abgabenordnung. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit die Empfängerin oder der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung von Funktionspostfächern (FP) und Funktions-DE-Mail Eingangsadressen bietet Ihnen der Wirtschaftsbetrieb Hagen die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.

Der Wirtschaftsbetrieb Hagen eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit dem Wirtschaftsbetrieb Hagen gelten. Über die FP und Funktions- De-Mail Eingangsadressen können keine Vorgänge für andere kommunale Stellen wie etwa der Stadt Hagen oder andere Behörden (zum Beispiel Bezirksregierung, Finanzamt) abgewickelt werden.

 

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Einfache formlose Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.wbh-hagen.de oder in den Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.

E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für jeden Hacker lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden.

 

E-Mail-Adresse friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de

Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die E-Mail-Adresse friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de eingerichtet.

Über die obengenannte E-Mailadresse können Sie dem WBH unter Verwendung eines S/MIME-Zertifikats verschlüsselte E-Mails übermitteln. Weitere Informationen zur Nutzung von S/MIME-Zertifikaten finden Sie hier.

 

E-Mail-Adresse friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de-mail.de

De-Mails von den De-Mail-Anbietern werden verschlüsselt versandt. Daher eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau.

 

Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz:

·         entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über "elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG" versehen sein

·         oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden. Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit dem Wirtschaftsbetrieb Hagen elektronisch kommunizieren.

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizieren Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Dienstanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

 

Dateiformate

Es gibt Hunderte von Programmen und Dateiformaten. Die gängigsten Programme haben wir im Einsatz und können damit Ihre Dateien auch öffnen und lesen. Konkret sind das:

Dateiformat

Programme

.pdf

Adobe Acrobat ab Version 4.0

.rtf

Rich Text Format

.txt

Textdateien im Format ASC II

.doc, .docx

Microsoft Word bis Version 2016

.xls, .xlsx

Microsoft Excel bis Version2016

.ppt, .pptx

Microsoft Powerpoint bis Version 2016

.jpg, .jepg

Joint Picture Export Group

.tif

Bilddateien im Tagged Image File Format

 

Alle genannten Dateiformate können Sie auch in einer zip-komprimierten Form (*.zip) einreichen.

Bitte senden Sie dem WBH keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden vom WBH aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können wir nicht verarbeiten. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen - beispielsweise Makros - enthalten.

Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen, beispielsweise beim Austausch von Geo-Informationen, sprechen Sie das bitte kurz telefonisch mit uns ab.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus technischen Gründen Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 10 MB nicht entgegennehmen können.

 

E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails

Wenn Sie dem Wirtschaftsbetrieb Hagen eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Wenn Ihre Mails Viren enthalten oder als SPAM klassifiziert wurden, werden diese Mails automatisch komplett gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war, oder Sie sich einen ärgerlichen Virus eingefangen haben und es wohlmöglich selbst nicht wissen, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung.

Wenn Sie nach einer Mail eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!

 

Ausschreibungen

Für die elektronische Vergabe gelten die entsprechenden gesonderten Hinweise.


E-Mailkommunikation mit S/MIME- Zertifikat

Um die Möglichkeit der verschlüsselten E-Mailkommunikation mit S/MIME-Zertifikaten nutzen zu können sind folgende Schritte erforderlich:

1. Importieren des S/MIME-Zertifikat des Funktionspostfachs des Wirtschaftsbetriebs Hagen

Im 1. Schritt müssen Sie das entsprechende S/MIME-Zertifikat (öffentlicher Schlüssel) für das Funktionspostfach des Wirtschaftsbetriebs Hagen(WBH) und das Root-Zertifikat des Herausgebers herunterladen. Nur über das importierte Root-Zertifikat ist eine lückenlose Prüfung der Zertifikatskette möglich

Hier finden Sie das aktuelle S/MIME-Zertifikat für das Funktionspostfach friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de des Wirtschaftsbetriebs Hagen:

·         Öffentlicher Schlüssel für das Funktionspostfach friedhofsverwaltung@wbh-hagen.de (gültig bis 30.05.2021)

SHA 256 Seriennummer = 78c448e02bdfa4c7187458353bf3429374ce8ec1

SHA1 Fingerprint = 7ad30170c5486ac927d039fb3443722d74f58f21

 

Hier finden Sie die aktuellen Root-Zertifikate:

·         QuoVadis Swiss Advanced CA G3 (gültig bis 11.02.2028)

SHA 256

Seriennummer = ‎ 41 e8 9e d3 56 21 49 c8 94 bd db 7b de dd 7e c5 69 c7 24 90

SHA1 Fingerprint = ‎ 13 b8 bd fa 31 26 c6 6f 87 5e 3c 58 24 88 46 02 99 0b 76 7a

 

·         QuoVadis Root CA1 G3 (gültig bis 12.01.2042)

SHA 256

Seriennummer = ‎ 78 58 5f 2e ad 2c 19 4b e3 37 07 35 34 13 28 b5 96 d4 65 93

SHA1 Fingerprint = ‎ 1b 8e ea 57 96 29 1a c9 39 ea b8 0a 81 1a 73 73 c0 93 79 67

 

Die Root-Zertifikate können alternativ hier heruntergeladen werden.

 

Anschließend müssen die Zertifikate in Ihr E-Mailprogramm (also Outlook, Outlook Express, Thunderbird, etc.) importiert werden.

 

2. Übermittlung Ihres öffentlichen Schlüssels an den Wirtschaftsbetrieb Hagen

Nach dem Import des öffentlichen Schlüssels des Wirtschaftsbetrieb Hagen (WBH) müssen nun Ihren öffentlichen Schlüssel an den WBH senden.

Hierzu signieren Sie eine E-Mail mit Ihrem öffentlichen Schlüssel und senden diese Mail an das Funktionspostfach des WBH.

Nur für Zwecke der E-Mail-Verschlüsselung werden auch sog. Class-1-Zertifikate akzeptiert.

 

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung des Wirtschaftsbetriebs Hagen (02331 3677 111).